Réussir la procédure d’appel d’offres privé en 5 étapes clés

Comment lancer un appel d’offres efficace ? On distingue 5 étapes essentielles avant de lancer correctement un chantier. 

La procédure d’appel d’offres privé suscite de nombreuses interrogations. En effet, le recours à l’appel d’offres pour les marchés publics est connu et répandu car issu d’une obligation légale. De ce fait, les règles à suivre pour la commande publique sont spécifiques et encadrées. 

Pour les entreprises, il n’existe pas à proprement parler de réglementation d’appel d’offres de marché privé. Ce terme est en fait utilisé pour parler de la procédure de mise en concurrence qui est beaucoup plus souple. 
 

1. Définir les attentes et les besoins 

La définition des attentes et des besoins de l’entreprise acheteuse est une étape fondamentale car elle détermine la qualité de l’appel d’offres. Si les exigences et les conditions sont précisément définies, le fournisseur sera à même de proposer une offre adaptée et personnalisée. Cette étape peut varier en longueur et complexité suivant la taille de l’entreprise, l’objet du marché ou encore des intervenants.

En règle générale, la détermination des exigences permet à l’acheteur d’identifier les fournisseurs qu’il souhaite consulter. L’entreprise, contrairement au commanditaire public n’est pas obligée de faire une « publicité » pour que ceux qui le souhaitent puissent répondre à sa demande. Même si elle est en recherche de la meilleure prestation au meilleur prix, elle a déjà une petite idée de l’expertise des professionnels suivant leur secteur d’activité. Aussi, elle va présélectionner ceux à qui elle va adresser son dossier de consultation.   

2. Établir le dossier de consultation

La procédure d’appel d’offres privé se rapproche de celle des marchés publics par l’établissement d’un dossier de consultation des entreprises (DCE).  Constitué à l’identique pour toutes les entreprises consultées, il indique bien évidemment ce qui est attendu par l’acheteur, mais pas seulement. Car pour que le fournisseur puisse appréhender les attentes et les besoins avec précisions, il doit avoir les réponses aux questions : Qui, pourquoi, quoi, comment, quand. Pour un appel d’offres qualitatif, il faut également que le DCE soit simple mais complet. Il permettra d’éviter des échanges à n’en plus finir et une perte de temps pour tous les participants.

a. Qui ?

L’entreprise acheteuse explique qui elle est de manière succincte mais suffisamment précise : 

-      Statut et dirigeants

-      Chiffre d’affaires

-      Activités

-      Réalisations…

b. Pourquoi ?

Elle va ensuite décrire les raisons qui l’ont amenée à lancer un appel d’offres. Quels sont ses motivations, le contexte du choix, les changements opérés, les menaces et opportunités…

c. Quoi ?

Cœur du DCE, le cahier des charges de l’appel d’offres formalise la demande de l’acheteur. Il doit comprendre la description des besoins et des livrables. Ces deux aspects sont détaillés respectivement dans un cahier des charges fonctionnel (CDCF) et un cahier des charges technique (CDCT). La précision de ces documents évite tout malentendu et donc surcoût, voire conflit.

d. Comment ?

Toutes les modalités de la procédure d’appel d’offres privés sont portées à la connaissance du fournisseur qui doit candidater en connaissance de cause. Quels sont les critères de sélection ? Qui est le référent ? Quelle est la forme de la réponse ? Quelles sont les conditions générales d’achat ? etc.

e. Quand ?

Enfin, les principales échéances du processus doivent être mentionnées : 

-       Date limite de réception de l’offre

-       Date de prise de décision

-       Date de la commande

-       Délai de livraison

3. Dépouiller les offres

Le dépouillement des offres est certainement l’étape la plus complexe et la plus laborieuse, notamment lorsque le marché est important. L’acheteur évalue la pertinence des propositions, leur adéquation avec les besoins, en analysant tous les critères.

Le prix est certes un critère important mais pas unique. Les éléments d’appréciation varient selon les projets et selon l’entreprise. Ceux-ci sont alors triés, puis pondérés selon leur degré de performance. 

À ce stade, la difficulté réside justement dans ces critères qui n’apparaissent pas forcément dans toutes les réponses à l’appel d’offres. En effet, chaque entreprise répond à sa manière, avec ses habitudes, et ce parfois malgré un cahier des charges exhaustif.

C’est en conséquence cette étape qui prend le plus de temps malgré qu’elle soit cruciale pour la réalisation du projet. Une rencontre avec les prestataires les mieux placés s’impose alors.

4. Négocier avec les fournisseurs

Les candidats de la shortlist ont la chance de pouvoir défendre leur offre de vive voix pour expliquer, préciser, argumenter. Les parties décortiquent la proposition pour déterminer son adéquation avec les attentes et les besoins. Elles entament ainsi la phase de discussion finale sur le prix et les conditions contractuelles.

L’étape de négociation est ce qui caractérise la souplesse de la procédure d’appel d’offres privé au regard de la commande publique. Au fur et à mesure des discussions, des nouveaux besoins peuvent être formulés, une approche différente peut voir le jour et générer des ajustements. La force de proposition peut être ici gage de réussite pour le fournisseur.

5. Passer la commande 

Une fois le choix du prestataire arrêté, un contrat est établi par l’entreprise acheteuse sur la base des accords négociés lors des pourparlers. Sont annexés à cette convention les CDCF et CCDT validés. Quant aux fournisseurs non retenus, les motivations du refus leur sont généralement expliquées.

Il est alors intéressant d’évaluer la commande suite à l’appel d’offres pour savoir si le DCE ou le budget alloué ont été correctement établis. 

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La procédure d’appel d’offres privé est une pratique courante dans le secteur de la promotion immobilière. Pour chaque programme, le maître d’ouvrage l’utilise par lot (couverture, plomberie, menuiserie, etc.). De ce fait, la quantité de réponses à traiter est conséquente et chronophage. 

Désormais, de nouvelles technologies existent pour absorber toutes les tâches exécutées jusqu’à présent par mail ou papier, pour gérer et analyser la data et aider à la décision. Avec la gestion des appels d’offres en ligne avec AOS, le commanditaire gagne entre 15 et 20% de temps sur chaque projet, un temps précieux rendu à l’activité de construction. Aujourd’hui, il n’est plus concevable, y compris dans la promotion immobilière et le BTP, de ne pas exploiter des outils numériques qui permettent d’améliorer la productivité !