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Les facteurs clés du succès d'un Appel d'offres

Dans sa mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage, le maître d’œuvre est régulièrement amené à organiser la mise en concurrence des entreprises qui vont intervenir sur le chantier. Il s’agit alors tout autant de séduire les prestataires pour qu’ils répondent à l’appel d’offres que de sélectionner celui qui fera la meilleure proposition.

La réussite de la procédure d’appel d’offres passe au préalable par une définition pertinente des attentes et des besoins. Lorsque ceux-ci sont définis, ils doivent être correctement retranscrits dans les documents de la consultation afin que les candidatures et les offres soient adéquates. Lors de la réception des offres, le dépouillement s’effectue sur la base de critères permettant une sélection en confiance et une passation dans les meilleures conditions.

 

1.   Un dossier de consultation des entreprises complet et détaillé

 

Le DCE étant le point de contact entre les opérateurs économiques et l’acheteur, son contenu doit apporter certaines indications indispensables à la compréhension du projet.

 

a.    Marchés publics ou marché privé

 

Dans un premier temps, il faut pouvoir identifier si le marché est soumis à la procédure formalisée du code des marchés publics ou s’il relève de la liberté contractuelle des marchés privés.

En effet, même si on trouve nécessairement les avis d’appels publics à concurrence du pouvoir adjudicateur dans le BOAMPou quelque autre journal officiel d’annonces légales, certains appels d’offres publics de montants inférieurs disposent d’une publicité libre. La référence au cahier des clauses administratives générales (CCAG) dans le DCE permet donc de correctement catégoriser l’appel à candidatures.

Pour les marchés privés, la normeAFNOR NF P 03-001, CCAG applicables aux travaux de bâtiment faisant l'objet de marchés privés, n’est applicable qu’à la condition d’être mentionnée dans les pièces contractuelles.

 

b.   Spécificités du marché et règlement de consultation

 

La seconde étape consiste à donner des informations dans le cahier des clauses particulières (CCAP) sur :

 

- L’acheteur :l’établissement public ou maître d’ouvrage privé donne des renseignements sur l’entreprise en elle-même (chiffre d’affaires, conditions de paiement, réalisations...) afin de rassurer.

- Le contexte : les raisons de la consultation apportent un éclairage supplémentaire pour la pertinence de l’offre de marché.

- L’objet du marché : le soumissionnaire ne doit avoir aucun doute sur les besoins et les livrables.

- Les modalités : les conditions de remise des offres (dématérialisation, courrier, dépôt...), les critères de sélection, la procédure de passation... l’entreprise doit pouvoir candidater en connaissance de cause.

- Les délais : un échéancier avec notamment la date limite de dépôt des candidatures est indispensable.

 

2.   Une analyse des candidatures pertinente

 

À la réception des offres, un travail complexe d’examen des propositions débute, le prix n’étant pas le seul élément à prendre en considération.

 

a.    Les critères juridiques et financiers

 

Tout d’abord, le soumissionnaire dispose impérativement d’une existence juridique vérifiable auprès du registre du commerce et des sociétés. Il serait risqué de contractualiser avec une entreprise qui peut potentiellement disparaître dans la nature, quand bien même son offre serait la plus intéressante.

De plus, l’opérateur économique est normalement en mesure de présenter des garanties financières à la hauteur du marché. Sa solvabilité et sa stabilité financière, sont des critères rassurants. Mais il doit impérativement avoir souscrit une garantie décennale ainsi qu’une assurance de responsabilité professionnelle.

 

b.   Les critères de qualité et de savoir-faire

 

Une fois les renseignements pris sur l’entreprise en elle-même, il faut s’attacher à analyser l’offre. Cette étape est loin d’être aisée car tous les prestataires ne rédigent ni ne renseignent leur proposition de la même manière. Le maître d’œuvre trie et compare suivant :

 

- Les services proposés :

 

Si le DCE est exhaustif sur les attentes et les besoins, le fournisseur est en mesure de répondre clairement à la demande. La qualité et le détail du devis renvoient une image du sérieux et des capacités de l’entreprise. Certains services proposés en plus peuvent aussi faire la différence.

 

- La notoriété de la société

 

Un acteur du BTP a la plupart du temps une réputation qui le précède. Des retours positifs ou négatifs, tant sur les réseaux sociaux qu’avec le bouche-à-oreille, sont de précieux renseignements qui vont peser dans la balance. Par ailleurs, de bonnes références sur le travail réalisé produisent d’excellents effets.

- L’organisation des travaux

 La localisation de l’entreprise par rapport au chantier, sa taille, ses partenaires, ou encore la durée de travaux qu’elle propose sont des critères à apprécier.

3.   Une passation de marché efficace

 

A l’issue du tri, l’ultime étape de la passation peut être optimisée.

 

a.    Négocier habilement

 

Le maître d’œuvre reçoit ensuite les candidats avec lesquels il pourrait envisager de contractualiser. À ce stade de la procédure d’appel d’offres privé, il s’agit pour chacun d’eux de défendre leur projet, et pour l’acheteur d’obtenir la meilleure offre au meilleur prix. C’est alors le moment des précisions et des ajustements. Cette discussion finale porte certes sur le montant des prestations mais aussi sur les conditions et modalités contractuelles.La manière dont le soumissionnaire répond à cette négociation va déterminer le choix de l’acheteur.

 

b.   Passer commande intelligemment

 

Enfin, lorsque les parties entérinent leurs accords, les documents de la consultation des entreprises doivent être repris dans le marché. On annexe alors au contrat un cahier des charges fonctionnel(les besoins) et un cahier des charges technique (les livrables). La précision de ces pièces écarte au maximum les conflits ultérieurs.

 

En matière de marché publics, il peut être judicieux de conclure un accord-cadre avec un fournisseur sur une période donnée pour une prestation et un montant prédéfinis. Cette technique a l’avantage de fixer les conditions ainsi que les prix dans le temps.

Bien évidemment, l’accord-cadre, dans des modalités moins formelles, s’avère tout autant efficace en marché privé.

 

***

 

Les facteurs clés de succès d’un appel d’offres réside dans la rigueur avec laquelle il est abordé. Mais compte tenu de la complexité d’une telle procédure, l’accompagnement du logiciel AOS permet à tout maître d’œuvre de rentabiliser une tache chronophage.

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