LES 4 AVANTAGES À METTRE EN PLACE UNE SOLUTION D'APPEL D'OFFRES EN LIGNE

Gagnez en efficacité sur vos Appels d'Offres

Publié le
28
/
11
/
2018
par
Joyce Vautier

Comme nous vous le disions dans notre article sur les innovations digitales dans le btp, il y a quelques semaines, le domaine du BTP connaît de grands changements avec l’arrivée des innovations déclenchées par les nouvelles technologies. Cela n’épargne pas le processus d’Appel d’Offres. Actuellement, la gestion des Appels d'Offres se fait par email, Excel et sur papier. C’est un processus exigeant en main d'œuvre et très chronophage. Les sous-traitants manquent de temps et l'inefficacité du système de réponse manuel aux Appels d’Offres ne fait qu'aggraver le problème. De plus, ils craignent de commettre des erreurs lors de la saisie, comme manquer des offres ou y répondre en retard.

Il n'est donc pas surprenant que 99 % des sous-traitants qui font le suivi des soumissions par courriel ou par Excel manquent plusieurs Appels d'Offres par année. Il y a une solution simple pour tout cela : l'adoption de la technologie ayant pour but d’automatiser certaines tâches et simplifier l’ensemble de la démarche.

Voici les avantages à opter pour une solution digitale pour vos Appels d’Offres.


1.     Finies les tâches chronophages


Les Donneurs d’Ordres gèrent beaucoup de tâches. Ils sont débordés par les courriels, analysent manuellement des centaines d'offres par mois dans un tableur Excel, font le suivi des changements, gèrent leurs documents administratifs, et bien plus encore.

Passer un Appel d’Offres en ligne élimine ces tâches non créatrices de valeur et permet au Donneur d’Ordres de consacrer plus de temps sur le coeur de son métier. Il mise sur la facilité d’accès et la gestion des offres au même endroit.

Vous pouvez vous débarrasser du travail en double en sachant qui a répondu et qui ne souhaite pas répondre en temps réel. Vous retrouvez tous les documents de réponses sur notre solution en ligne : AOS. Et vous pouvez relancer les entreprises d’un simple clic. Vous aurez enfin du temps pour les appeler et expliquer votre projet.


2. Aider dans la prise de décision

Les données vous aident à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Elles sont souvent inutilisées dans la construction. Avec les outils actuels, il est très compliqué d’avoir une vision globale sur les réponses des sous-traitants. Sans recul, comment savoir si vous dépensez correctement votre temps et vos ressources ?

Une consultation en ligne vous permet d’optimiser le travail de vos équipes et d’obtenir les informations en temps réel. Vous pouvez voir à l’instant t, quel sous-traitant serait le plus intéressant pour un projet. Les rapports et les analyses sont automatisés et vous permettent de calculer avec précision les coûts d’une construction. Cette fonctionnalité permet également d’avoir une vue d’ensemble plus précise sur le marché et d'identifier les offres trop élevées ou trop basses, afin que vous puissiez estimer le choix de de vos entreprises.


3. Un processus simple pour tous


L'industrie de la construction utilise le courrier électronique et les feuilles de calcul depuis des décennies, même si ces outils ne sont faciles à utiliser ou à gérer, ils sont devenus une habitude pour les Donneurs d’Ordres. Pour qu'un nouveau processus soit largement adopté en interne, il doit être simple à manier et assimilé très rapidement. Les utilisateurs doivent pouvoir le maîtriser aisément afin de ne pas regretter leurs anciennes méthodes.

Heureusement, aucun coût de mise en œuvre ou de support informatique n’est nécessaire pour commencer à utiliser AOS pour gérer vos Projets. Nos équipes vous accompagnent dans votre transition digitale, puis le pôle Customer Success vous aide à vous familiariser avec l'outil dès votre première opération. À tout moment, vous pourrez joindre notre support Client, qui sera ravi de vous aider. L’inscription et la prise en main du logiciel se font généralement en moins de 20 minutes.


4. Efficacité et visibilité

Chaque Donneur d’Ordres perd du temps à chercher des sous-traitants souhaitant répondre à un Appel d’Offres. Ceux-ci sont surchargés et les Donneurs d’Ordres ont beaucoup de mal à recevoir des réponses.

AOS est un moyen facile de découvrir de nouveaux sous-traitants tout en ayant une meilleure visibilité sur les compétences de chacun. Chaque entreprise consultée a accès au Projet sur son tableau de bord. Un mail automatique est envoyé pour chaque nouvelle opération et AOS se charge de les contacter pour s’assurer qu’ils aient bien reçu l’information. Les deux parties gagnent alors du temps et chacun y trouve ses avantages. Il faut savoir que les Donneurs d’Ordres gagnent entre 15 et 20% de leur temps pour chaque projet suivi sur AOS et chaque sous-traitant s’offre une visibilité claire sur l’ensemble des opérations en cours.



Finalement, lorsque l'on met en place un nouveau système, il est normal d'en attendre un bon retour sur investissement, comme une augmentation des revenus, une disparition des tâches chronophages ou un un gain en productivité des équipes. C'est exactement ce que fait AOS, solution de gestion des Appels d’Offres en ligne. N’attendez plus, demandez une démonstration d’AOS !

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