Comment rédiger un appel d'offres ?

En tant que Maître d’ouvrage, vous devez lancer une consultation des entreprises pour pouvoir signer les marchés de travaux nécessaires à la construction que vous envisagez.

Le déroulement de cette mise en concurrence diffère des marchés publics. En effet, le pouvoir adjudicateur, c’est-à-dire l’acheteur public, est tenu de respecter le Code des Marchés Publics pour ses appels d’offres.  Néanmoins, la liberté des marchés privés, bien que soumise à aucun règlement de consultation, ne doit pas entacher leur efficacité.

Construire un appel d’offres ne s’improvise pas. Chaque élément constitutif du dossier de consultation doit être mûrement réfléchi afin que les réponses aux appels soient adaptées à vos attentes.

Donc, une fois vos besoins et objectifs déterminés avec précision, vous pouvez sereinement rédiger votre avis d’appel d’offres à l’attention des entreprises qui vous intéressent. Vous devrez alors constituer le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) en leur communiquant suffisamment d’informations pour leur donner envie d’y répondre.

 1. Soyez rassurant : avec qui vont-elles travailler ?

 

image bureau profils de collaborateurs gestion de projet dirigeant

La première chose à laquelle les entreprises font attention, c’est votre profil d’acheteur.  Vous devez donc soigner la présentation de votre société afin de les rassurer sur :

- Votre statut et vos dirigeants,

- Votre capacité à mener à bien votre projet,

- La qualité de vos réalisations,

- Vos capacités financières,

- Vos conditions de paiement lors des facturations...

 

Si dans votre secteur d’activité,vous êtes reconnu pour payer en retard ou avoir beaucoup de procédures, cela n’est bien évidemment pas très engageant.

2. Soyez transparent : dans quel contexte vont-elles intervenir ?

 

Ensuite, pour que le dossier de candidature soit le plus exhaustif possible, vous devez expliquer votre problématique :

- Les raisons de cet appel d’offres,

- Les conditions qui vous y ont amenées,

- Vos menaces et opportunités...

 

Vous avez remporté un appel à projet avec un aménageur ? Vous vous êtes associés avec un promoteur de notoriété nationale ? Vous avez mis en place dans vos résidences un système novateur de chauffage très attractif ? Dites-le !

Ainsi, lors de la réception des offres,vous gagnerez énormément de temps et d’énergie car celles-ci seront très proches de vos attentes. Et les prestataires candidats pourront se positionner comme des opérateurs économiques de votre projet, des partenaires.

3. Soyez précis : de quoi avez-vous besoin ?

 

Puis arrive le cœur de votre appel d’offres : le cahier des charges. Plus ce document est précis, plus la sélection que vous effectuerez sur la base du tableau comparatif des offres sera aisée. Suivant l’état d’avancement de votre projet, vous pouvez effectuer plusieurs types de demandes :

 

- Des précisions : on parle alors de la RFI (Request For Information) qui permet au maître d’ouvrage d’obtenir des éléments complémentaires sur les prestations de l’entreprise. Cette demande d’information est spécialement utilisée quand l’acheteur est en phase de réflexion ou d’approfondissement de son projet. Elle entraîne généralement la phase suivante.

 

- Des solutions : il s’agit de la RFP (Request For Proposal) par laquelle le maître d’ouvrage sollicite du prestataire des solutions techniques à sa problématique.Cette demande doit contenir les contraintes ou exigences spécifiques de l’acheteur afin que les entreprises adaptent leur savoir-faire, ce qui pourra aboutir à une quotation.

 

- Des tarifs : la phase à proprement parler d’appel d’offres est le RFQ (Request For Quotation). L’entreprise sollicite alors un chiffrage en remettant au fournisseur une demande précise et détaillée de ce qu’il souhaite. Cette demande requiert que le maître d’ouvrage ait une idée parfaitement claire de son projet et qu’il soit généralement accompagné d’une maîtrise d’œuvre.

 

Par ailleurs, pour plus de clarté, il est conseillé d’établir un DCE en 2 parties :

 

- Le CDCF (Cahier des Charges Fonctionnel) : il définit les besoins in fine, c’est-à-dire les fonctions attendues, les contraintes subies, ou encore l’utilité finale.

- Le CDCT (Cahier des Charges Technique) : il détermine quant à lui les livrables précisément, c’est-à-dire les quantités,les matériaux...

 

Les dossiers de réponse devraient être par voie de conséquence adaptés et personnalisés.

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4. Soyez pratique : Comment cela doit-il se dérouler ?

 

Enfin, l’efficacité d’un appel d’offres passe aussi par son organisation. Il est essentiel que le fournisseur ou le prestataire ait connaissance des modalités de la procédure de passation du marché. Cela lui permettra d’une part de ne pas passer à côté d’une commande intéressante. D’autre part, vous gagnerez du temps dans le dépouillement des offres et ne risquerez pas de rater un prestataire de qualité sur lequel vous comptiez.

 

Les informations indispensables sont :

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- L’échéancier : ce sont les dates clés qui vont cadencer le processus :

o  Date limite de réception de l’offre (le cas échéant, la date de retrait des formulaires et documents de la consultation)

o  Date de sélection du fournisseur

o  Date de signature de la commande

o  Date de livraison des fournitures ou services

o  Date de réunions d’informations...

 

- Le référent : en cas d’interrogation ou précision, le prestataire doit savoir à qui adresser ses questions.

 

- La forme de la consultation : dans le cadre de la dématérialisation des marchés, la voie électronique peut être privilégiée (envoi des dossiers de candidature ou des offres par mail, téléchargement des certificats et attestations, signature électronique...). Notre logiciel AOS contribue à cette dématérialisation,gage de performance.

 

- Les critères de sélection : afin que le soumissionnaire puisse décider en connaissance de cause, vous devez indiquer la manière dont vous allez procéder à votre choix. Ce n’est pas nécessairement le prix. Cela peut-être une performance technique, la proximité, la taille de l’entreprise, le nombre de personnel mis à disposition...). Ainsi l’entreprise saura si elle est en mesure de satisfaire vos attentes : un gain de temps pour tout le monde.

 

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En définitive, on le comprend, la rédaction d’un appel d’offre ne doit pas s’improviser. Le temps, l’énergie et la qualité que vous lui accorderez préjugera du temps, de l’énergie et des complications que vous récolterez lors du dépouillement des offres !